Política del canal de denúncies

POLÍTICA DEL CANAL DE DENUNCIAS

I.INTRODUCCIÓN, OBJETO Y APLICACIÓN

Esta política es de aplicación al ILUSTRE COLEGIO DE PROCURADORES DE VALENCIA y tiene como objetivo establecer un canal interno para la denuncia de posibles infracciones normativas, infracción de políticas internas y/o éticas  y establecer un régimen de protección al informante , en cumplimiento de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción.

Este Canal es un mecanismo que permite a los empleados de la empresa, y otras partes interesadas, denunciar cualquier tipo de conducta ilegal o contraria a nuestros valores y principios éticos, sin temor a represalias fortaleciendo la cultura de la información, de las infraestructuras de integridad de las organizaciones y el fomento de la cultura de la información o comunicación como mecanismo para prevenir y detectar amenazas al interés público. De esta manera, se busca promover una cultura de transparencia, integridad y responsabilidad en nuestra organización, al mismo tiempo que se protege a aquellos empleados que deciden hacer una denuncia de buena fe.

II.    CANAL DE DENUNCIAS
El canal de denuncias es el cauce preferente para informar sobre las acciones u omisiones previstas   siempre que se pueda tratar de manera efectiva la infracción y si el denunciante considera que no hay riesgo de represalias.

El canal de denuncias está a cargo del Responsable del sistema interno del Canal , y cuenta con diversos gestores según el ámbito de la información recibida.

El responsable del sistema se ocupará de:

• Recepción, registro y gestión de las denuncias recibidas a través del canal de denuncia.
• Designación de la persona o equipo encargado de la investigación de las denuncias recibidas.
• Aseguramiento de la protección de los denunciantes y la confidencialidad de las denuncias recibidas.
• Evaluación de la veracidad y credibilidad de las denuncias recibidas.
• Toma de decisiones sobre las medidas adecuadas en función de los resultados de la investigación.
• Seguimiento y revisión periódica del proceso de gestión de denuncias y de la política interna de la empresa.
• Elaboración de informes y recomendaciones para la alta dirección sobre las denuncias recibidas y las medidas adoptadas.

Los empleados y otras partes interesadas dentro del ámbito de aplicación de la ley pueden realizar sus denuncias a través de los siguientes medios:

• Enlace al canal online de denuncias : https://compliance.legalsending.com/canal/?C=4860659019015915

• Código QR:  

III.    SUJETOS DENUNCIANTES – INFORMANTES

El canal podrá ser utilizado por:

1. Las personas que tengan la condición de empleados o trabajadores por cuenta ajena.
2. Los autónomos colaboradores (freelance).
3. Los accionistas, partícipes y personas pertenecientes al órgano de administración, dirección o supervisión de la empresa, incluidos los miembros no ejecutivos
4. Cualquier persona que trabaje para o bajo la supervisión y la dirección de contratistas, subcontratistas y proveedores.
5. Informantes que comuniquen o revelen públicamente información sobre infracciones obtenida en el marco de una relación laboral o estatutaria ya finalizada, voluntarios, becarios, trabajadores en periodos de formación con independencia de que perciban o no una remuneración, así como a aquellos cuya relación laboral todavía no haya comenzado, en los casos en que la información sobre infracciones haya sido obtenida durante el proceso de selección o de negociación precontractual.

Es importante destacar que las denuncias realizadas a través del canal de denuncias deben ser de buena fe, es decir, deben estar respaldadas por evidencia y hechos concretos.

IV.    HECHOS DENUNCIABLES

El canal será únicamente utilizado  para advertir a la empresa de los siguientes aspectos:

A. Cualesquiera acciones u omisiones que puedan constituir infracciones del  Derecho de la Unión Europea siempre que:

1.º Entren dentro del ámbito de aplicación de los actos de la Unión Europea enumerados en el anexo de la Directiva (UE) 2019/1937 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de octubre de 2019, relativa a la protección de las personas que informen sobre infracciones del Derecho de la Unión, con independencia de la calificación que de las mismas realice el ordenamiento jurídico interno;

2.º Afecten a los intereses financieros de la Unión Europea tal y como se contemplan en el artículo 325 del Tratado de Funcionamiento de la Unión Europea (TFUE); o

3.º Incidan en el mercado interior, tal y como se contempla en el artículo 26, apartado 2 del TFUE, incluidas las infracciones de las normas de la Unión Europea en materia de competencia y ayudas otorgadas por los Estados, así como las infracciones relativas al mercado interior en relación con los actos que infrinjan las normas del impuesto sobre sociedades o con prácticas cuya finalidad sea obtener una ventaja fiscal que desvirtúe el objeto o la finalidad de la legislación aplicable al impuesto sobre sociedades.

B.  Acciones u omisiones que puedan ser constitutivas de infracción penal o administrativa grave o muy grave*.

*En todo caso, se entenderán comprendidas todas aquellas infracciones penales o administrativas graves o muy graves que impliquen quebranto económico para la Hacienda Pública y para la Seguridad Social

V.    PROCEDIMIENTO DE DENUNCIA

La empresa se compromete a investigar todas las denuncias de posibles infracciones  o incumplimientos  que se reciban a través del canal de denuncia.

La empresa designará a una persona o equipo como responsable del sistema de información o canal de denuncias  encargado de la recepción, registro y gestión de las denuncias recibidas a través del canal de denuncia.

El Responsable del Sistema  desarrollará sus funciones de forma independiente y autónoma respecto del resto de los órganos de la entidad u organismo, no podrá recibir instrucciones de ningún tipo en su ejercicio, y  dispondrá de todos los medios personales y materiales necesarios para llevarlas a cabo

Se investigarán todas las denuncias de manera imparcial y confidencial y se tomarán medidas adecuadas en función de los resultados de la investigación destinadas a la protección del informante

La empresa se compromete a informar al denunciante sobre el estado de la investigación y de las medidas adoptadas, siempre que sea posible y sin comprometer la confidencialidad y protección del denunciante pudiendo solicitar información adicional a los hechos comunicados a través del canal

A solicitud del informante, también podrá presentarse mediante una reunión presencial dentro del plazo máximo de siete días para realizar una comunicación. Dicha reunión será grabada en los términos establecidos en la ley. Sin perjuicio de los derechos que le corresponden de acuerdo a la normativa sobre protección de datos, se ofrecerá al informante la oportunidad de comprobar, rectificar y aceptar mediante su firma la transcripción de la conversación

Además, la empresa se compromete a realizar un seguimiento de todas las denuncias recibidas y las medidas adoptadas para garantizar la efectividad de esta política  y mejorar continuamente el proceso.

Las comunicaciones a través del sistema de información podrán ser anónimas.

Las comunicaciones recibidas serán aceptadas en el plazo máximo de 7 días y gestionadas durante el plazo máximo de 3 meses salvo casos de especial complejidad que requieran una ampliación del plazo, en cuyo caso, este podrá extenderse hasta un máximo de otros tres meses adicionales

Se remitirá al Ministerio Fiscal con carácter inmediato  cualquier información cuando los hechos pudieran ser indiciariamente constitutivos de delito. En el caso de que los hechos afecten a los intereses financieros de la Unión Europea, se remitirá a la Fiscalía Europea.

VI.    PROTECCIÓN DE LOS INFORMANTES

La empresa se compromete a proteger a las personas que informen sobre infracciones o  incumplimientos , de acuerdo con la Ley 2/2023.

Las personas que comuniquen o revelen infracciones  tendrán derecho a protección frente a represalias  siempre que concurran las circunstancias siguientes:

1. Tengan motivos razonables para pensar que la información referida es veraz en el momento de la comunicación o revelación, aun cuando no aporten pruebas concluyentes, y que la citada información entra dentro del ámbito de aplicación de la ley.
2. La comunicación o revelación se haya realizado conforme a los requerimientos previstos en la ley.

Se prohíben expresamente los actos constitutivos de represalia, incluidas las amenazas de represalia y las tentativas de represalia contra las personas que presenten una comunicación conforme a lo previsto en la ley.

Se entiende por represalia cualesquier acto u omisión que esté prohibido por la ley, o que, de forma directa o indirecta, supongan un trato desfavorable que sitúe a las personas que la sufre en desventaja particular con respecto a otra en el contexto laboral o profesional, solo por su condición de informantes, o por haber realizado una revelación pública.

A título enunciativo, se consideran represalias las que se adopten en forma de:

1. Suspensión del contrato de trabajo, despido o extinción de la relación laboral o estatutaria, incluyendo la no renovación o la terminación anticipada de un contrato de trabajo temporal una vez superado el período de prueba, o terminación anticipada o anulación de contratos de bienes o servicios, imposición de cualquier medida disciplinaria, degradación o denegación de ascensos y cualquier otra modificación sustancial de las condiciones de trabajo y la no conversión de un contrato de trabajo temporal en uno indefinido, en caso de que el trabajador tuviera expectativas legítimas de que se le ofrecería un trabajo indefinido; salvo que estas medidas se llevaran a cabo dentro del ejercicio regular del poder de dirección al amparo de la legislación laboral o reguladora del estatuto del empleado público correspondiente, por circunstancias, hechos o infracciones acreditadas, y ajenas a la presentación de la comunicación.
2. Daños, incluidos los de carácter reputacional, o pérdidas económicas, coacciones, intimidaciones, acoso u ostracismo.
3. Evaluación o referencias negativas respecto al desempeño laboral o profesional.
4. Inclusión en listas negras o difusión de información en un determinado ámbito sectorial, que dificulten o impidan el acceso al empleo o la contratación de obras o servicios.
5. Denegación o anulación de una licencia o permiso.
6. Denegación de formación.
7. Discriminación, o trato desfavorable o injusto.

La persona que viera lesionados sus derechos por causa de su comunicación o revelación una vez transcurrido el plazo de dos años, podrá solicitar la protección de la autoridad competente que, excepcionalmente y de forma justificada, podrá extender el período de protección, previa audiencia de las personas u órganos que pudieran verse afectados. La denegación de la extensión del período de protección deberá estar motivada.

Los actos administrativos que tengan por objeto impedir o dificultar la presentación de comunicaciones y revelaciones, así como los que constituyan represalia o causen discriminación tras la presentación de aquellas al amparo de esta ley, serán nulos de pleno derecho y darán lugar, en su caso, a medidas correctoras disciplinarias o de responsabilidad, pudiendo incluir la correspondiente indemnización de daños y perjuicios al perjudicado.

Durante la tramitación del expediente las personas afectadas por la comunicación tendrán derecho a la presunción de inocencia, al derecho de defensa y al derecho de acceso al expediente en los términos regulados en esta ley, así como a la misma protección establecida para los informantes, preservándose su identidad y garantizándose la confidencialidad de los hechos y datos del procedimiento

La Autoridad Independiente de Protección del Informante, A.A.I. podrá, en el marco de los procedimientos sancionadores que instruya, adoptar medidas provisionales en los términos establecidos en el artículo 56 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas

Quedan expresamente excluidos de la protección prevista en la ley aquellas personas que comuniquen o revelen:

1. Informaciones contenidas en comunicaciones que hayan sido inadmitidas por algún canal interno de información o por alguna de las causas previstas en la ley.
2. Informaciones vinculadas a reclamaciones sobre conflictos interpersonales o que afecten únicamente al informante y a las personas a las que se refiera la comunicación o revelación.
3. Informaciones que ya estén completamente disponibles para el público o que constituyan meros rumores.
4. Informaciones que se refieran a acciones u omisiones no comprendidas en el ámbito de la ley.

VII.    CONFIDENCIALIDAD Y PROTECCIÓN DE DATOS

Los datos personales objeto de tratamiento, los documentos aportados y cualesquiera otra información facilitada en la denuncia que contenga información personal, serán tratados de manera confidencial por los responsables del canal de denuncias con la finalidad de cumplir con la obligación de investigar y gestionar la denuncia presentada así como para dar cumplimiento a las obligaciones legales  establecidas en la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción.
No se recopilarán datos personales cuya pertinencia no resulte manifiesta para tratar una información específica o, si se recopilan por accidente, se eliminarán sin dilación indebida.
 El tratamiento de datos personales será realizado velando por el cumplimiento de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción , del Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, de la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales y de la la Ley Orgánica 7/2021, de 26 de mayo, de protección de datos personales tratados para fines de prevención, detección, investigación y enjuiciamiento de infracciones penales y de ejecución de sanciones penales.

El acceso a los datos personales contenidos en el sistema de información interno quedará limitado a:

1. El Responsable del Sistema y a quien lo gestione directamente.
2. El responsable de Recursos humanos o el órgano competente debidamente designado, solo cuando pudiera proceder la adopción de medidas disciplinarias contra un trabajador.
3. El responsable de los servicios jurídicos de la entidad u organismo, si procediera la adopción de medidas legales en relación con los hechos relatados en la comunicación.
4. Los encargados del tratamiento que eventualmente se designen.
5. El delegado de protección de datos.

Los datos podrán ser puestos en conocimiento del Departamento Legal, Abogados, Órganos Judiciales y Fuerzas y Cuerpos de Seguridad del Estado en caso de que alguna de las informaciones recibidas fuera susceptibles de ser consideradas delito o infracción legal de algún tipo.
Base legal del tratamiento: El tratamiento de datos personales, en los supuestos de comunicación internos, se entenderá lícito en virtud de lo que disponen los artículos 6.1.c) del Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, 8 de la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, y 11 de la Ley Orgánica 7/2021, de 26 de mayo, cuando, de acuerdo a lo establecido en los artículos 10 y 13 de la ley, sea obligatorio disponer de un sistema interno de información. Si no fuese obligatorio, el tratamiento se presumirá amparado en el artículo 6.1.e) del citado reglamento. El tratamiento de datos personales en los supuestos de canales de comunicación externos se entenderá lícito en virtud de lo que disponen los artículos 6.1.c) del Reglamento (UE) 2016/679, 8 de la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, y 11 de la Ley Orgánica 7/2021, de 26 de mayo.
Derechos del interesado: acceso, rectificación, supresión, limitación, portabilidad y oposición, de manera gratuita mediante correo electrónico a:  icpv@dpoexterno.com en los casos legalmente previstos.
Conservación: Los datos se conservarán por el plazo legal establecido para la tramitación del expediente (3 meses ) y por el tiempo necesario para el ejercicio de acciones legales o si fuese necesario dejar evidencia de la gestión del canal. El interesado tiene derecho a su vez a presentar una reclamación a la AEPD en www.aepd.es para solicitar la tutela de sus derechos.

VIII.    COMUNICACIÓN Y SENSIBILIZACIÓN

La empresa llevará a cabo capacitaciones periódicas y campañas de sensibilización para fomentar una cultura de integridad y transparencia, y para informar a los empleados y otras partes interesadas sobre el canal de denuncias.

La empresa también proporcionará información sobre los derechos y protecciones que se ofrecen a los denunciantes en virtud de la Ley 2/2023.

La empresa se compromete a difundir esta política a todos los empleados y partes interesadas, y a actualizarla regularmente para garantizar su conformidad con las leyes y regulaciones aplicables.

En Valencia a trece de junio de 2023.